KMKey incorpora un concepto clave, llamado Patrón de trabajo, que podríamos definir como la representación informática de un procedimiento, término muy usado en la gestión de calidad. En informática se asemejaría a un tipo de datos, con la diferencia de que los patrones son configurables visualmente por un administrador, y que además incorporan otras cosas como tratamiento de permisos, flujos de trabajo, o creación de subobjetos.
Siempre que creamos un expediente o proyecto en KMKey lo haremos en base a un Patrón de trabajo. El patrón nos va a determinar, como mínimo:
- Qué campos componen la definición del expediente o proyecto
- Qué Perfiles vamos a poder asignar a los usuarios de ese expediente o proyecto
- Qué estructura de tareas y subtareas, con plazos y esfuerzos, se va a generar asociado al expediente o proyecto
- Qué documentos pueden generarse a partir de plantillas en ese expediente o proyecto
- Qué conceptos contables van a poder usarse al entrar información económica del proyecto
Para poder crear o editar patrones de trabajo, tenemos que ser usuarios administradores. Si lo somos podemos visitar la opción Admin / Patrones y observar alguno de ellos. Si estando en un patrón visitamos la opción Campos nos aparecerá una pantalla parecida a ésta:
En ella vemos que podemos ir definiendo los campos que necesitamos para componer nuestro patrón o procedimiento. La primera columna corresponde al identificador interno del campo, y es importante NO usar acentos ni espacios en blanco. Se recomienda además usar minúsculas. Obsérvese también que haciendo click en esta columna se puede definir una ayuda asociada al campo, cosa muy útil para procedimientos a usar por usuarios noveles. La segunda columna corresponde a la etiqueta que van a visualizar los usuarios asociada al campo, y es un texto libre. La tercera columna es el tipo de datos, seguida del tipo de widget que se quiere usar para su representación. Después viene el grupo de campos (se pueden definir agrupaciones en la parte final del mismo formulario), el ancho en pantalla, el valor por defecto y una marca que define si el campo es obligatorio. Todo ello acaba generando una pantalla de definición como ésta:
Como widgets principales podemos destacar la Cadena (una linia de texto), el Texto (un bloque de texto), la Selección (donde podremos definir un conjunto de valores internos/externos posibles), la Fecha (que nos deja elegir sobre un calendario) y la Relación con Grupo (que nos deja relacionar el expediente con un cliente, por ejemplo). Hay muchos más widgets disponibles desde las interficies avanzadas, cada uno con sus peculiaridades, pero sólo están disponibles para usuarios con perfil técnico por su mayor complejidad.
Si dejamos la pantalla de Campos y vamos a la pantalla Modificar patrón, veremos que después del título y descripción aparece una campo llamado XML de Creación de objetos. Este XML se usa principalmente para definir la estructura de tareas y subtareas, con plazos y esfuerzos previstos, asociada al patrón, aunque puede tener otros muchos usos. Si usted esta familiarizado con la sintaxis XML, le recomendamos la lectura de la guía Definición del XML de creación de objetos y Usos avanzados del XML de creación de objetos De lo contrario no se preocupe, también disponemos de un Excel capaz de generar el XML básico para la definición de tareas
El siguiente campo corresponde a un XML de Objetos Generables. Se refiere a plantillas OpenOffice contenidas dentro de nuestro propio KMKey que contienen instrucciones para combinarse con datos de nuestros expedientes y generar un documento cumplimentado o semi-cumplimentado. Ejemplos de estos usos son un informe de incidencia, un documento factura o cualquier tipo de informe o documento asociado al patrón que pueda automatizarse. Para la creación de estas plantillas recomendamos la lectura de la Guía para definición de listados Para su uso desde un patrón, se entra en el campo XML algo parecido a:
document
default_title="registro_de_incidencia.doc"
formats="doc#@oo#@pdf"
default_format="pdf"
getDocid="403424947"
view_class="Products.KMKeyDefault.reportsview.SpanishReportsView"
view_context="context.getContent().getKMProject()"/
Donde se especifican formatos de salida, formato por defecto, nombre por defecto, y los más importante, el getDocId o identificador interno de la plantilla.
Nos queda únicamente definir las relaciones Patrón - Perfiles, que son varias:
- Campo Perfiles que pueden ser asignados en expedientes creados con este patrón. Permite definir los perfiles que podrán se usados desde los expedientes
- Campo Perfiles bloqueados en objetos creados con este patrón. Define los perfiles que se bloquean automáticamente al crear los expedientes con este patrón. Típicamente tendrá marcados los valores Acceso Básico y Creadores de proyectos y contactos.
- Campo Los miembros de estos grupos tendrán acceso a todos los expedientes creados con este patrón. Automatismo para asignar grupos de usuarios a todos los expedientes durante su creación. Los grupos marcados serán asignados a cada expediente que se cree asociados al perfil que ellos mismo definen
- Pantalla de la opción Acceso al patrón. Esta opción es especialmente importante porque controla qué usuarios podrán crear expedientes usando este patrón. En la columna de la izquierda tenemos los perfiles bloqueados (de nuevo típicamente Acceso Básico y Creadores de proyectos y contactos) y en la columna de la derecha los grupos de usuarios explícitamente permitidos. Para entender el funcionamiento de esta pantalla es necesario haber comprendido previamente el uso de permisos para lo cual recomendamos la Formación sobre permisos NOTA: si crea patrones nuevos por defecto aparecerán todos los grupos bloqueados para evitar que sus usuarios los usen mientras se están definiendo. Ajuste los permisos cuando puedan empezar a usarlo.
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